Digitales Belegbuchen | FiBu Software

Das Digitale Belegbuchen erleichtert das Leben in der Finanzbuchhaltung für beide Parteien. Bei Einsatz einer modernen Finanzbuchhaltungs-Software wird den Mandanten die Möglichkeit gegeben, alle Belege digital abzulegen. In der Regel geschieht dies durch simples Einscannen und anschließendes Hochladen genau dieser. Der Vorteil liegt klar auf der Hand, denn der Austausch von Belegen geschieht nicht mehr durch das Liefern per Post oder direkter Anlieferung in der jeweiligen Kanzlei, sondern in Echtzeit ohne Verzögerungen.

Die Kanzlei Ratzke Hill listet folgende Vorteile auf (leicht verallgemeinert):

Es ist keine zeitliche Abstimmung nötig. Die Übermittlung der Belege ist von jedem Ort der Welt rund um die Uhr möglich.
Die originalen Belege bleiben bei den Mandaten. Dieser hat jederzeit Zugriff (auch auf die digitalen Belege).
Die Arbeitszeit für die Vorbereitung und den Transport von Pendelordnern entfällt.
Belege werden im jeweiligen FiBu System archiviert. Selbst wenn der Original-Beleg verloren geht, bleibt die digitale Ausfertigung als Backup.
Der Aufwand für Betriebsprüfungen wird reduziert, da die Betriebsprüfer ebenfalls auf die digitalen Belege zurückgreifen können
Besserer und kontinuierlicher Überblick über alle Daten, welche sich jederzeit und überall abrufen lassen.
Laufend aktuelle Auswertungen, auf Wunsch tagesgenau (Opos-Liste, Controllingreport, Betriebswirtschaftliche Auswertung). Dieser Punkt umschreibt zwar eine konkrete Leistung dieser Kanzlei, ist aber durchaus als Vorteil anzubringen.

Quelle der Auflistung: http://www.steuerberater-muenchen.de/digitales-belegbuchen/

Exkursion FiBu-Software

Wie sieht es mit der Sicherheit aus?

Diese Frage kommt im Zusammenhang mit sensiblen Daten und dem Einpflegen in ein SaaS-System, welches die Daten auf einem nicht hauseigenen Server speichert, nach wie vor sehr häufig vor. Führende FiBu Software Anbieter, hier allen voran wohl DATEV zu nennen, geben hier allerdings keinen Grund zur Besorgnis. Zunächst einmal werden alle Vorkehrungen getroffen, um die Sicherheit zu gewährleisten. Zum anderen bieten diese Softwareanbieter Support, Hilfestellung und sogar Sicherheitschecks für Kanzleien an, um die Sicherheit des Softwareeinsatzes zu prüfen und zu belegen. Es liegt also in der Verantwortung der Kanzlei, den Sicherheitsstandard zu erfüllen.

Was gibt es für FiBu Software?

Rund um den Bereich FiBu Software haben sich viele Anbieter auf dem Markt platziert, welche eigene Lösungen anbieten. Die größten Anbieter, welche uns Ad-Hoc einfallen, sind folgende:

DATEV
Lexware
Data Becker
Sage
Buhl

Hier gilt es jedoch noch zwischen Softwarepaketen und Softwarelösungen (SaaS) zu unterscheiden. Wer sich etwas mehr über die verschiedenen Lösungen und Softwarepakete für den eigenen Einsatz informieren möchte, kann hier nachschauen.

Marktanteile?

Leider ließ sich keine Statistik ausfindig machen, welche die Marktverteilung der unterschiedlichen Lösungen belegt. DATEV wird aber wohl der größte Anbieter sein. Wer über einen Statista Premium Account verfügt, kann sich jedoch den Markendreiklang einiger Anbieter anschauen. Neben dem Markendreiklang für DATEV sind zumindest auch Lexware und Data Becker mit dabei.

Zurück zum Digitalen Belegbuchen

Die Vorteile sind erläutert, der Sinn des digitalen Belegbuchens nicht von der Hand zu weisen. DATEV bietet zwei verschiedene Demos, welche man sich in diesem Zusammenhang einfach einmal zu Gemüte führen sollte:

1.) Digitales Belegbuchen für die Unternehmensbuchhaltung

2.) Digitales Belegbuchen für die Lohnabwicklung